オフィスの紙ごみを減らす、会社の備えは？

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先輩です。まず1個だけやろ、が合言葉だよ! 紙を減らす話は、難しい道具より先に、毎日の印刷の癖を見直すところから始まります。

まず1個だけやろ、の気持ちで読んでください。この記事では、オフィスの紙ごみを減らすために、両面印刷と集約印刷の進め方、会議資料を電子化するときの保存の注意点、裏紙を使ってよい紙と使わない紙の線引き、再生紙の選び方、最後の分別と回収までを、質問と答えの形で整理します。大きな設備を入れなくても、設定とルールをそろえるだけで始められる順番にしています。

考え方の土台として、環境省の資料では、循環型社会形成推進基本法（平成12年法律第110号）において、リサイクルよりも発生抑制と再使用の優先順位が原則として高いことが説明されています。つまり、紙を資源として回す前に、そもそも印刷しないこと、印刷する枚数を減らすこと、使った紙をもう一度使うことが先に来ます。この順番で質問に答えていきます。

質問1 まず何から減らせますか？両面印刷と集約印刷の順番は？

答え: 最初の一手は、複合機とプリンターの初期設定を両面印刷に変えることです。片面のままでは、文章が2枚にわたるたびに紙が2枚必要になりますが、両面にすれば同じ文章を1枚に収められます。設定を個人の努力に任せず、機器側の標準にしておくと、忙しい日でも枚数が増えにくくなります。

次に、社内向けの確認資料や下書きでは、1枚に複数ページをまとめる集約印刷を使います。たとえば2ページ分を1面にまとめ、さらに両面にすれば、元の4ページ分を紙1枚に収める計算になります。文字が小さくなりすぎる資料では無理をせず、集約は社内の確認用、両面は通常の文書用というように、資料の役割で使い分けると続きます。

あわせて、印刷の直前に画面で全体を確認する習慣も大切です。宛先の誤りや日付の直しで刷り直す紙は、設定だけでは減らせません。配布人数分をそのまま刷るのではなく、回覧で足りるものは1部だけにする、保管用は電子のままにするなど、刷る前の枚数の決め方も見直します。

質問2 会議資料は電子化してよいですか？保存で気をつけることは？

答え: 会議の配布資料は、参加者が画面で見られる環境があるなら、電子化が紙を減らす近道です。資料を事前に共有しておけば、当日の差し替えもファイルの置き換えで済み、刷り直しも起きません。紙が必要な人がいる会議では、その人の分だけ印刷する形にすると、人数分の束を用意する習慣から離れられます。

ただし、電子化は消してよいこととは違います。国税庁の解説では、所得税と法人税の保存義務者は、電子取引を行った場合には一定の要件の下で、その取引情報の記録を保存しなければならないこととされています（電子帳簿保存法第7条）。請求書や領収書など、取引に関わる書類を電子で受け取った場合は、紙に印刷したから元の記録を捨ててよい、とは考えないでください。

会議資料そのものについても、決定事項が書かれた資料や契約に関わる資料は、会社の保存の決まりに沿って残します。電子化の対象を広げる前に、どの資料を何年残すのか、誰が保管するのかを決めておくと、紙を減らした代わりに探せない資料が増える事態を防げます。保存の区分が分からない資料は、捨てる前に担当部署へ確認します。

質問3 裏紙はどこまで使ってよいですか？線引きの作り方は？

答え: 裏紙として使ってよいのは、片面だけが印刷されていて、内容を見られても問題のない社内向けの紙に限ります。たとえば社内の連絡の下書きや、計算用のメモなどです。一方で、個人の情報、取引先の情報、金額や契約の内容が書かれた紙は、裏面を使うことで思わぬ相手の目に触れるおそれがあるため、裏紙の箱には入れない決まりにします。

線引きは、人の判断に任せず、置き場所で分けると運用しやすくなります。裏紙として使える紙だけを入れる箱を複合機のそばに置き、それ以外の紙は最初から入れない形です。片面が白くても、宛名や氏名が入った紙、裏返すと内容が透けて見える紙は対象から外します。迷う紙は裏紙にしない、という一文を箱のふたに書いておくと、新しく入った人にも伝わります。

裏紙の使い方にも順番があります。社外へ出す文書、正式な提出書類、保管する記録には裏紙を使いません。使う場面は社内の下書きとメモに限り、使い終わった裏紙は通常の紙と同じ分別で出します。再使用は発生抑制の次に優先される考え方ですが、情報の取り扱いを曖昧にしてまで広げるものではありません。

質問4 再生紙はどう選べばよいですか？表示の見方は？

答え: 再生紙を選ぶときは、再生紙という言葉だけで決めず、製品に書かれた評価の内訳を確認します。環境省の解説では、コピー用紙の環境配慮は、古紙から作られた原料の割合だけでなく、森林認証を受けた材や間伐材などの原料、白色度、紙の重さを示す坪量といった指標を組み合わせて考える仕組みが紹介されています。白さだけを求めると環境への負荷が増える面があることも、同じ解説で触れられています。

国の調達の考え方をまとめた資料では、コピー用紙について、これらの指標を総合的に評価した総合評価値が80以上であることや、製品に総合評価値とその内訳が記載されていることが、判断の基準として示されています。民間の会社が買う場合にそのまま義務になるものではありませんが、選ぶときの物差しとして使うことができます。購入の担当者は、カタログで総合評価値と内訳が見られるかを確かめ、見られない製品は理由を聞いてから判断します。

また、紙の厚さや重さは、使う機器との相性にも関わります。薄い紙は紙詰まりや裏への透けが起きる場合があるため、評価の数字だけで決めず、少量で試してから切り替えます。試すときは、詰まりの回数、文字の読みやすさ、両面印刷での透け具合を記録し、現場の声と合わせて決めると、切り替えた後に元の紙へ戻る混乱を防げます。

質問5 分別と回収はどう分ければよいですか？

答え: 減らした後に残る紙は、資源として回せるように分けます。新聞や段ボール、雑誌、コピー用紙などの種類ごとに置き場所を分け、金属の留め具や汚れた紙が混ざらないようにします。分別の細かさは、会社が契約している回収の出し方に合わせることが前提です。自治体や回収事業者ごとに受け付ける分け方が異なるため、壁に貼る一覧は、実際の契約先の案内に沿って作ります。

個人の情報や機密が書かれた紙は、通常の古紙の箱とは分けて扱います。裁断してから出すのか、専門の処理に回すのかは、会社の情報の取り扱いの決まりに従います。分からないまま古紙の束に混ぜることが、いちばん避けたい形です。裏紙の線引きと同じく、迷う紙は通常の回収に入れない、という決まりをそろえておきます。

最後に、量を量る習慣をつけます。月に何箱の紙を買い、何箱分を出したかを記録するだけでも、取り組みの前後を比べられます。数字の目標を大きく掲げる前に、まず測れる状態にすることが先です。減った理由が設定の変更なのか、会議の電子化なのかを記録に残すと、次の改善につながります。

まとめ 紙ごみを減らす順番を会社の約束にする

答えとして全体をまとめると、紙ごみを減らす順番は、印刷しない工夫、枚数を減らす設定、裏紙の再使用、残った紙の分別と回収、という流れです。発生抑制と再使用がリサイクルより先に来るという公的な考え方とも重なります。最初から全部を変えようとせず、両面印刷の標準化という1個から始めて、会議資料の電子化、裏紙の線引き、再生紙の物差し、分別の一覧へと、1つずつ約束を増やす進め方が続きます。

約束は文書にして、複合機のそばと共有の場所に置きます。担当者が替わっても同じ判断ができる形にしておくことが、小さな会社ほど効きます。月に一度、買った紙の量と出した紙の量を見返し、次に直す1個を決める。この繰り返しが、オフィスの紙ごみを無理なく減らす土台になります。

紙の保存期間や電子での保存の要件、個人の情報を含む書類の扱いは、会社の状況によって判断が異なります。最終的な判断は、税理士などの専門家や所管の窓口にご確認ください。

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