クラウド会計への移行、始める前の手順

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係長です。紙と表計算からの移行は、道具を替える前に段取りを決めるのが先ですなぁ。ここだけ見ればいいですよ、という形で、切れ目ごとに分けて整理します。

ここだけ見ればいいですよ、と係長が言う移行の要点は、時期、残高、保存、月次の確認の四つです。この記事では、小さな会社が紙や表計算の帳簿からクラウド会計へ移るときの進め方を、決算の切れ目を起点に整理します。建設会社で現場経費や協力会社への支払い記録が多い場合の見方もあわせて扱います。特定の製品名には触れず、どの道具にも共通する段取りとして読める内容にしています。

移行時期の決め方、決算の切れ目を起点にする

移行の時期は、事業年度の初め、つまり期首に合わせるのが基本の考え方です。期の途中から始めると、それまでの紙や表計算の記録と、新しい帳簿の記録を一つの期の中でつなげる作業が増えます。期首で区切れば、前期の決算で確定した残高をそのまま出発点にでき、途中で数字が二重になったり抜けたりする心配を減らせます。

決算月が近い場合は、無理に今すぐ切り替えず、決算を終えてから移行する計画にすることも一つの判断です。逆に、決算まで期間がある場合は、期の途中でも、月末で一度区切って翌月から新しい帳簿に移る方法があります。その場合も、区切る月までの集計を確定させ、翌月以降は新しい帳簿だけに記録する、と線引きを文書で残しておきます。

建設会社では、工事の進行と支払いの時期がずれることがあります。現場が年度をまたぐときは、移行の切れ目でどの現場の経費や支払いがどちらの帳簿に入っているかを、現場ごとに一覧にしておくと後の確認が楽になります。担当者が一人だけ分かる状態にせず、代表や経理担当が同じ一覧を見て説明できる形にしておくことが大切です。

移行前にそろえるもの、科目と期首残高

新しい帳簿を作る前に、今使っている勘定科目の一覧をそのまま書き出します。科目の名前が少し違うだけで、後から集計を比べるときに別の科目のように見えてしまいます。使っていない科目はこの機会に整理し、現場経費のように細かく見たいものは、科目を増やすのではなく補助的な区分で分けるなど、分け方を先に決めておきます。

次に、期首残高をそろえます。預金、現金、売掛金、買掛金、借入金、未払金など、前期の決算書や貸借対照表に載っている残高が土台になります。預金は通帳や残高証明と金額が合っているか、売掛金と買掛金は取引先ごとに内訳があるかを確認します。建設会社では協力会社への未払いが現場ごとに残っていることが多いため、取引先と現場の両方が分かる内訳にしておくと、移行後の支払い時に迷いません。

残高が合わないまま新しい帳簿に入力すると、そのずれが移行後の毎月に残り続けます。金額が合わない科目があれば、移行前に原因を調べ、調べた内容をメモに残します。分からないまま調整のための入力を入れることは避け、税理士などに確認する項目として分けておくほうが安全です。

移行の手順、並行期間を挟んで切り替える

実際の移行は、次の順で進めると確認の漏れを減らせます。一度に全部を替えようとせず、一か月程度は古い方法と新しい帳簿を並べて動かし、同じ結果になるかを見てから本番に移ります。

1. 移行する期首または月初の日を決め、それより前と後で記録の置き場所を分ける
2. 今の勘定科目の一覧を書き出し、新しい帳簿で使う科目との対応を決める
3. 前期の決算書をもとに、預金や売掛金などの期首残高の内訳を作る
4. 期首残高を新しい帳簿に入れ、貸借の合計が前期の決算書と合うか確かめる
5. 一か月分を新しい帳簿で記録し、預金の入出金と請求書の金額を突き合わせる
6. 並行期間のずれを直してから、古い方法での記録を止め、新しい帳簿に一本化する

並行期間では、二重に記録すること自体が目的ではありません。同じ取引を両方で扱ってみて、合計や残高が一致するかを見るための期間です。一致しない場合は、入力の漏れか、科目の選び方の違いが原因になっていることが多いので、その場で理由を書き留めます。理由が残っていれば、翌月以降に同じずれを繰り返さずに済みます。

電子取引データの保存と、紙の書類の置き場所

移行とあわせて見直したいのが、請求書や領収書の保存のしかたです。国税庁の案内では、電子帳簿等保存制度は三つに区分されています。自ら作成した帳簿などをデータで保存する区分と、紙の書類を読み取って保存する区分は希望する方が使うものとされ、電子取引データの保存は法人と個人事業者のいずれも対応が必要とされています。

電子取引とは、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書などに相当する電子データをやりとりすることです。受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存が必要です。紙でやりとりしたものを無理にデータ化しなければならないわけではありませんが、データで受け取ったものを紙に印刷しただけで済ませることはできない、という区別を押さえておきます。

保存の際は、改ざんを防ぐための措置をとること、日付と金額と取引先で検索できるようにすること、画面や印刷で確認できる機器を備えることが求められます。改ざん防止の方法の一つとして、事務処理規程を定めて守る方法が案内されています。また、基準期間の売上高が五千万円以下の場合は、税務調査などの際にデータの提示や提出の求めに応じられるようにしておけば、検索機能の全てを不要とする措置の対象になる場合があります。自社の売上高や保存の状況がどの扱いに当たるかは、断定せず窓口で確かめる前提で整理します。

建設会社では、協力会社からデータで届く請求書と、現場で紙で受け取る領収書が混在しがちです。データのものはデータのまま決めた置き場所へ、紙のものは紙のまま月ごとに分けるなど、受け取り方ごとに置き場所を固定します。移行を機に置き場所がばらばらにならないよう、現場担当が受け取った書類を経理へ渡す流れも一緒に決めておきます。

移行後の月次、預金と請求の突き合わせ

移行が終わった後も、毎月の終わりに確かめる作業は残ります。預金の残高が通帳や入出金の記録と合っているか、売掛金の残高が未回収の請求と合っているか、買掛金や未払金の残高が協力会社などからの請求と合っているか、この三つを見るだけでも大きなずれは早めに見つけられます。

突き合わせで差が出たときは、その月のうちに理由を調べます。入金の時期のずれ、請求書の届く時期のずれ、科目の選び間違いなど、理由の多くは時期や分類の違いです。理由が分かった差はメモに残し、分からない差は翌月に持ち越すときに金額と取引先を明記します。差をまとめて一つの金額で消してしまうと、後から追えなくなります。

現場経費は、現場ごとの集計が経営の判断に直結します。月に一度、現場ごとの経費と協力会社への支払いを並べて見て、予算との開きが大きい現場がないか確かめます。新しい帳簿では現場ごとの区分を続けられるよう、入力のときに現場名の入れ忘れがないかを月次の確認項目に入れておきます。

まとめ、焦らず切れ目で分けて確かめる

クラウド会計への移行は、道具の入れ替えそのものよりも、切れ目の決め方と確認の残し方で成否が分かれます。時期は決算や月末の切れ目に合わせ、科目と期首残高は前期の決算書と合う形でそろえ、並行期間で合計の一致を確かめてから一本化します。電子取引データの保存は移行と切り離せないため、受け取り方ごとの置き場所も同時に決めておきます。移行後は、預金と売掛金と買掛金の突き合わせを月次に組み込み、差の理由をメモに残す運用を続けます。小さな会社ほど、担当が替わっても同じ確認ができる形にしておくことが、長く使える帳簿につながります。

この記事は一般的な段取りの整理です。電子取引データの保存の扱いや科目と残高の判断など、個別の事情による部分は、税理士や所管の税務署など専門家や所管の窓口にご確認ください。

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