新人くん、見積りの比べ方はここだけ見ればいいですよ。道具の名前より、毎日の作業がどう変わるかですなぁ。
建設業の見積りソフトと表計算は、どちらが合うのでしょうか。先に答えを出すと、件数が少なく項目も定型なら表計算で足りる場面が多く、件数や項目が増えて複数人で触るようになると、専用ソフトの良さが出やすくなります。この記事では、作業時間、ミスの起きやすさ、共有のしやすさ、費用の考え方の四つで、見積りソフトと表計算を比べます。特定の製品をすすめる記事ではなく、比べる物差しをそろえる記事です。
見積りの土台は項目と構成をそろえること
見積りは、項目、数量、単価、金額の積み重ねです。国土交通省の資料でも、見積書の構成を基準に沿ってそろえる考え方が示されています。国土交通省の設計積算資料の積算基準では、業務委託料が直接人件費、直接経費、その他原価、一般管理費等と消費税相当額で構成される形が示されています。民間の工事見積りと公共の積算は同じではありませんが、「費目を分け、構成をそろえて書く」という土台は共通します。道具を選ぶ前に、自社の見積書の費目と並びを決めておくことが、比べ方の前提になります。
係長の見方では、道具の議論の前に「自社の見積書の型」を1枚決める会社ほど、移行がうまくいくと見ています。型が無いまま道具だけ替えても、項目の呼び方が人ごとにばらついたまま残ります。逆に型が決まっていれば、表計算でもソフトでも、比べる観点ははっきりすると見ています。
係長、うちは表計算で足りている気がします。
件数が少ないうちは、それで十分なことも多いですなぁ。
では、替える目安はどこですか？
触る人数と、直しの回数が増えたときですよ。
作業時間とミスの起きやすさを比べる
表計算は、使い慣れた画面で自由に直せる反面、計算式を誤って消す、古い単価のまま写す、といった事故が起きやすい面があります。専用ソフトは、項目や単価の呼び出しが決まった流れになる分、入力の手間と式の壊れにくさで差が出ます。ただし、最初の登録や覚える時間はソフト側にかかります。
| 比べる観点 | 見積りソフト | 表計算 |
|---|---|---|
| 作業時間 | 項目や単価を呼び出せるため、件数が多いほど短くなりやすい | 写し替えが多いと時間がかかる。少量なら手早い |
| ミスの起きやすさ | 計算の流れが固定され、式を壊す事故は起きにくい | 式の消去や単価の写し間違いが起きやすい |
| 共有のしやすさ | 見る人と直す人を分けやすい作りが多い | ファイルの版が増えやすく、最新版の見分けが要る |
| 費用の考え方 | 買い切りか月額かの支払いが続く。覚える時間も費用に数える | 今ある道具で始められ、追加の支払いは小さい |
| 自由さ | 決まった様式に沿う。変わった形の見積りは工夫が要る | 様式を自由に変えられる |
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経営者としてのタイプをチェックすると、得意な進め方と、任せたほうがいい仕事が見えてきます。外注とITの使いどころも判断しやすくなります。
例えば、1件の見積りに120行の項目があり、月に15件作る会社では、1件あたり30分の写し替えが減るだけでも、月の作業は大きく変わります。逆に、月に2件ほどで項目も40行程度なら、表計算の写し替えの負担は小さく、ソフトを覚える時間の方が目立ちます。件数と行数を数えてから比べると、感覚だけの議論になりにくくなります。
共有と履歴の残し方を比べる
見積りは、作る人、確かめる人、出す人が分かれることが多い仕事です。国土交通省の見積り様式に関する説明書では、計上方法にばらつきがあると見積金額の妥当性の評価が難しい、という問題意識から様式が作られたことが書かれています。社内でも同じで、様式と版の管理がそろっていないと、どれが最新の見積りか分からなくなります。表計算ではファイル名に日付と版を入れる決まりが要り、ソフトでは履歴の残り方を確認することが、共有の比べ方になります。
この記事のテーマについて、自分の場合はどう進めるか迷ったら、おまかせ係長のお問い合わせページから相談できます。
係長、共有で一番困るのは何ですか？
古い版を直してしまう事故ですなぁ。
防ぎ方はありますか？
最新版の置き場所を一つに決めることですよ。
係長の見方では、共有の失敗は道具の性能より「置き場所の決まり」の有無で決まる場面が多いと見ています。ソフトを入れても、個人のパソコンの中に見積りが散らばっていれば同じ事故は起きます。道具の比較と並行して、保存先と命名の決まりを決めることが、現場の実感に合う進め方だと見ています。
費用の考え方とデジタル化の支援を知る
費用は、払う金額だけでなく、覚える時間と移行の手間まで含めて比べます。中小企業庁は、中小企業庁のデジタル化支援のページで、業務の道具の導入を支援する補助金や、情報処理の支援機関の制度などを案内しています。支援の内容や受付の時期は変わるため、導入を決める前に最新の案内を確かめることが大切です。買い切りのソフトは最初の支払いが大きく、月額のソフトは小さく始めて長く払う形になります。表計算は追加の支払いが小さい代わりに、直しや管理の手間が人の時間として残ります。
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比べ方を2つの軸で整理します。横軸は導入の手軽さ（左が手軽、右が本格的）、縦軸はミスの防ぎやすさ（下がふつう、上が高い）です。
| 方法 | 導入の手軽さ | ミスの防ぎやすさ | 代表的な姿 |
|---|---|---|---|
| 表計算（手作り） | 手軽 | ふつう | 自分で作った計算式の表 |
| 表計算（型の活用） | 手軽 | やや高い | 様式を固定し単価表を分けた表 |
| 見積りソフト（買い切り） | 本格的 | 高い | 導入時にまとめて払う形 |
| 見積りソフト（月額制） | やや本格的 | 高い | 月ごとに払い更新される形 |
左下のゾーンは「手軽・ふつう」で、件数が少ない会社向けです。左上のゾーンは「手軽・ミスを防ぎやすい」で、型を固めた表計算を使える会社向けです。右下のゾーンは「本格的・ふつう」で、共有の決まりがまだ固まっていない会社が入りやすい場所です。右上のゾーンは「本格的・ミスを防ぎやすい」で、件数と人数が多い会社向けです。一番お得なゾーンは、多くの小さな会社では左上の「手軽・ミスを防ぎやすい」だと、この記事では位置づけます。まず型を固め、それでも回らなくなったら右上へ移る順番が、無駄の少ない進み方です。見方ガイドは、右へ行くほど導入が本格的になり、上へ行くほどミスを防ぎやすくなる、という読み方です。
もう一つ、比べるときに忘れやすいのが、単価表の更新の仕組みです。材料の値段は動くため、見積りの土台になる単価が古いままでは、どちらの道具でも金額のずれは出ます。表計算では単価表を別の表に分けて、見積りの本体から参照する形にすると、更新の場所が一つに絞れます。専用ソフトでは、単価の更新がどのように反映されるか、過去の見積りの金額まで変わってしまわないかを、導入前に確かめることが大切です。道具の差は、入力の速さだけでなく、単価の管理の仕組みにも表れます。
業務の進め方そのものを見直す相談先を知りたい場合は、事業の相談に関するページも材料になります。
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まとめ、見積りは件数と人数で比べる
見積りソフトと表計算の比べ方は、件数、項目の行数、触る人数、直しの回数で決まります。型をそろえ、共有の置き場所を決めた上で比べると、道具の差が見えてきます。係長の見方では、いきなり全面移行ではなく、定型の工事1種類だけを両方で作って比べる会社が、判断を誤りにくいと見ています。小さく比べてから決める、それが見積りの道具選びの近道ですなぁ。
公共工事の積算や契約に関わる個別の判断については、発注者や専門家や所管の窓口にご確認ください。
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「うちの会社の場合はどうする？」は、係長に聞くのがいちばん早い
記事を読んで「うちの会社だとどう進める？」と思ったら、そのまま相談してください。外注・ITの進め方と順番がはっきりします。任せる仕事が見えると、会社の時間の使い方が変わります。
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