建設会社の車両管理、オンライン化の手順

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車両の紙は現場と事務所を行ったり来たりで大変ですなぁ。ここだけ見ればいいですよ、という形にまとめ直す手順を新人くんと一緒に整理します。

係長、ここだけ見ればいいですよ、と言える状態を目指して、この記事では建設会社の車両管理を紙からオンラインへ移す手順を解説します。対象は点検と車検、保険、運行記録の四つです。どの車両がいつ点検なのか、保険の期限がいつなのかを一つの台帳で見られるようにする考え方と、移行の順番、期限を落とさない回し方までを順に説明します。

車両管理で紙が残りやすい四つの記録

建設会社では、車両ごとに必要な記録が分かれて残りやすい傾向があります。日常点検の記録は運転する人が現場で書き、定期点検の記録は整備を依頼した先から戻ってきます。車検の期限は車検証を見ないと分からず、保険の更新は総務の担当者が別の表で見ている、という分かれ方です。運行記録も日報と一緒になり、月末にまとめて集める形になりがちです。

紙そのものが悪いわけではありません。困るのは、期限が近づいたときに誰も気づけないことと、車両を入れ替えたときに古い情報が残ることです。点検整備は使用者の義務とされており、国土交通省の案内では日常点検と定期点検の考え方が示されています。事業用自動車などは一日一回、その運行の前に日常点検を行うこととされています。自家用の中小型トラックでは定期点検の時期が六か月ごとと十二か月ごとで示されるなど、車種や用途で時期や項目数が異なります。

オンライン化の目的は、紙をなくすことではなく、期限と担当と記録の場所を車両ごとにそろえることです。まずは今ある紙と表を集め、車両ごとに何がどこにあるかを書き出します。

四つの記録に共通するのは、車両を特定する情報と日付です。登録番号でそろえておくと、点検と保険の記録を同じ車両としてつなげられます。移行の前に、車両の呼び方と登録番号の対応を一枚にまとめておくことが土台になります。

オンライン化の前にそろえる台帳の項目

オンラインの台帳では、項目を増やしすぎないことが大切です。最初にそろえる項目は、登録番号と車台番号、車種と用途、車検の満了日、定期点検の前回日と次回目安、保険の満了日、日常点検と運行記録の保存場所です。これだけでも、期限の確認と記録の検索はかなり楽になります。燃料や修理の履歴は、土台ができてから足すかどうかを決めます。

車検の有効期間は車種で異なります。国土交通省の自動車検査証の有効期間の案内では、車両総重量八トン未満の貨物自動車は初回が二年、二回目以降が一年、八トン以上の貨物自動車は初回も二回目以降も一年、検査対象軽自動車の貨物は初回も二回目以降も二年と示されています。自社の車両がどれに当たるかを車検証で確かめ、台帳の満了日と照合します。満了日を過ぎると公道を走れないため、台帳の入力ミスは早めに見つける仕組みが必要です。

点検整備記録簿については、保存の期間にも目安があります。国土交通省の案内では、三か月点検や六か月点検の対象車は一年保存、一年点検の対象車は二年保存とされています。オンラインへ移すときも、記録を消す時期を勝手に決めず、対象車ごとの保存期間を台帳の項目として残しておきます。紙の記録簿を画像にする場合は、車両と日付で探せる名前付けにそろえます。

保険については、証券の写しを車両の記録と一緒に置ける場所を決めます。台帳には満了日と保管場所、担当者を書き、詳しい条件は証券で確認する運用にします。

オンライン化の手順を五つの段階で進める

移行は一度に全車両で始めず、台数が少ない部門や現場から試す進め方が無理のない方法です。紙とオンラインを並行させる期間を決め、並行期間の終わりにどちらを正とするかを決めておきます。手順は次の五つの段階に分けられます。

1. 今ある車両を登録番号で数え直し、車検と保険と点検の期限を一つの一覧に写します。紙の台帳と車検証と証券を突き合わせ、食い違う箇所はその場で印を付けます。
2. 台帳の項目と入力の担当者を決めます。誰がいつ入力し、誰が期限を確認するかを車両ごとではなく役割として決め、担当者が休む日の代わりも決めておきます。
3. 日常点検と運行記録の入力方法を決めます。現場から戻ってから書くのか、出発前に確認するのか、時刻と場所の書き方をそろえ、書き直しがあった場合の扱いも決めます。
4. 期限の知らせ方を決めます。車検と定期点検と保険の満了が近づいたときに、台帳の色付けや知らせで気づけるようにし、確認した人が印を付ける欄を用意します。
5. 並行期間を終える日を決め、紙の置き場所とオンラインの保存場所を社内に知らせます。古い紙を処分するかどうかは保存期間を確認してから判断します。

この段階で大切なのは、入力の手間を現場に寄せすぎないことです。入力項目は期限管理に必要なものに絞り、試した部門の困りごとを直してからほかの部門へ広げます。

電子データで受け取った請求書の保存も一緒に見直すと効率的です。国税庁の電子帳簿等保存制度の案内では、取引情報を含む電子データをやり取りした場合の保存義務や保存方法が電子帳簿保存法で定められていることが示されています。整備や保険に関する請求書をデータで受け取った場合は、紙に出力したものだけを残すのではなく、データのまま保存する扱いを確認します。保存場所の決め方は共通します。

点検と車検の期限を落とさない回し方

期限管理は、台帳を作った後が本番です。月のはじめに、その月と翌月に期限が来る車両を一覧から抜き出し、現場の予定と合わせて整備の日を先に押さえます。車両総重量八トン未満の貨物自動車では二回目以降の車検が一年ごとになるため、台数が多い会社では毎月のように期限が来ます。月一回の決まった作業にしておくと続きます。

日常点検については、事業用自動車などは一日一回、その運行の前に行うこととされている点を踏まえ、出発前の確認が記録として残る形にします。記録の項目は、灯火や制動装置など日常的に確かめる事項を中心に、異常の有無と対応を書ける欄を用意します。異常があった車両は、その日のうちに事務所へ伝わる流れにしておくことが大切です。オンラインの記録は、伝える速さの面でも紙より有利です。

定期点検は車種や用途で時期が異なります。事業用のトラックなどでは三か月ごとと十二か月ごとの点検が示され、自家用の中小型トラックでは六か月ごとと十二か月ごとが示されています。自社の車両が事業用か自家用かで時期が変わるため、台帳には次回の目安だけでなく、前回の実施日と実施した先も書いておきます。点検を整備工場へ依頼する場合は、現場の休みと重ならない日を選ぶ調整も台帳を見ながら進められます。

保険と運行記録を同じ場所で見る工夫

保険と運行記録は、点検や車検ほど期限の意識が向きにくい記録です。保険は満了日を台帳に入れておくことに加え、車両を追加したときと手放したときに台帳へ反映する担当を決めておきます。追加や削除の連絡が遅れると、台帳と実際の契約がずれてしまいます。変更があった日と変更の内容を台帳の備考に残すだけでも、後からの確認が楽になります。

運行記録は、日付と車両と運転した人で探せる形が基本です。現場ごとに紙で集めていた会社では、オンライン化によって月末の集計が早くなる一方、入力の漏れに気づきにくくなる面もあります。そのため、週の途中で未入力の記録がないかを確認する小さな作業を入れておきます。漏れを月末にまとめて直すより、週ごとに直す方が記憶も新しく、負担が分散します。

四つの記録を同じ場所で見られると、修理が続く車両や使われていない車両も見えてきます。ただし数字だけで判断せず、現場での目的も合わせて聞くことが大切です。

まとめとして残す確認の形

建設会社の車両管理のオンライン化は、四つの記録を車両ごとにそろえ、期限と担当と保存場所を一つの台帳で見られるようにする作業です。手順は、現状の写し取り、項目と担当の決定、入力方法の決定、知らせ方の決定、並行期間の終了という五つの段階で進めます。点検と車検は制度で時期が決まっているため、台帳の満了日は車検証と点検の記録で照合し、月ごとに期限の近い車両を抜き出す作業を続けることが見落としを減らします。

最初から完璧な形を目指す必要はありません。少ない部門で試し、直しながら広げる方が無理がありません。誰が見ても次の期限とやることが分かる状態を目標にしてください。

車両の点検や車検、保険の扱いは車種や用途、契約の内容で異なります。最終的な判断は整備工場や保険の窓口、専門家や所管の窓口にご確認ください。

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