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新人くん、建設会社の年末の支払いはここだけ見ればいいですよ。締めと支払日と銀行の休み、この3つの段取りを先に決めるのが先ですなぁ。
建設会社の年末の支払いの段取りで先に答えを出すと、やることは「支払日の決め方を契約と請求の締めでそろえる」「銀行が休む日を先に数える」「ずれを防ぐ確認の日を決める」「資金繰り表で足りない週を見つける」の4つです。年末は、請求の締め、材料の納品、銀行の休業、会社の休みが重なり、ふだんの月より支払いの読み違いが起きやすくなります。この記事では、外注費と材料費の支払いを題材に、5つの質問と答えで段取りを整理します。
質問1 外注費と材料費の支払日は、どう決めればよいのですか
答え: 契約書に書いた支払いの条件を土台に、請求書の締め日から支払日までの間を短くそろえることが基本です。国土交通省の下請契約と代金支払いの適正化の通知では、下請契約の代金の支払いは、請求書提出の締切日から支払日までの期間をできる限り短くすること、元請が注文者から出来高払いや完成払いを受けたときは、その割合に応じた下請代金を、支払いを受けた日から1か月以内で、できる限り短い期間内に支払うこと、とされています。また、特定建設業者については、工事目的物の引渡しの申し出の日から50日以内で、できる限り短い期間内に支払う決まりも示されています。年末だからといって支払いを後ろへずらすのではなく、締めと検査と支払日のつながりを、月ごとに同じ形で回すことが段取りの土台です。
係長の見方では、支払日の決め方で一番効くのは「金額の大きい順に並べ替える」ことではなく「締め日を会社の中で1つに決める」ことだと見ています。例えば、外注費は20日締め、材料費は月末締め、というように取引の種類で締めが分かれている会社は、年末に確認の回数が増えて漏れが出ます。締めをそろえられない場合でも、締め日と支払日を1枚の表にして経理と現場で同じものを見るだけで、年末の問い合わせと手直しはかなり減る、と見ています。
係長、年末は支払日を早めるべきですか？
早めるより先に、締めと支払日の約束をそろえるのですなぁ。
相手ごとに支払日が違うと、なぜ困るのですか？
確認の回数が増えて、漏れと二重払いの元になるからですよ。
質問2 年末年始の銀行の休業日は、どう確かめますか
答え: 取引している銀行の年末年始の営業案内で確かめ、振り込みが動かない日を先に数えます。銀行の休日は、銀行法施行令で12月31日から1月3日までを含む形で定められているため、この期間は窓口が休みになり、振り込みの扱いも翌営業日に回ります。年内の最終営業日は、その年の曜日の並びで変わるため、12月の初めに銀行の案内と自社の休業日を並べて確認することが大切です。支払日が休業日に当たる場合は、契約の定めに従って前倒しにするのか、翌営業日にするのかを、相手と先に決めて文章で残します。給与や外注費のように相手の生活と資金繰りに直結する支払いほど、この確認を早く済ませる意味が大きくなります。
例えば、月末締めで翌月末払いの会社が12社への支払いを抱えている場面を考えます。支払日が銀行の休業期間に入ると、全社分が年明けの同じ日に寄ります。年明けの初日は、入金の確認や他の支払いも重なるため、経理の作業が1日に集中します。係長の見方では、年末の支払いで慌てる会社は「お金が足りない」のではなく「日付の読み違いで作業が1日に寄る」ことが原因の場面が多く、12月の第1週に支払日を営業日へ置き直すだけで、年末の残業は大きく減る、と見ています。
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質問3 請求書の締めと支払いのずれは、どう防ぎますか
答え: 請求書をもらう締め日、検査の日、支払日を1つの流れとして相手と共有し、書類の保存までを同じ手順にします。建設工事では、元請は下請から工事完成の通知を受けたときは、その日から20日以内で、できる限り短い期間内に検査を完了することと、前出の国土交通省の通知に示されています。検査が遅れると支払いの起算がずれ、年末はそのずれがそのまま年越しになります。また、取引の書類については、公正取引委員会の下請法の解説で、発注の書面の交付と、取引に関する書類を作成して2年間保存することが親事業者の義務として説明されています。請求書の番号、検査の完了日、支払予定日を1行で追える形にしておくと、年明けに「言った、言わない」の確認に時間を取られません。
係長、請求書が締め日に届かないときはどうしますか？
届く日ではなく、検査と支払いの流れで先に知らせるのですなぁ。
年末だけ、特別な手順が要りますか？
手順は同じで、確かめる日を前倒しにするのが年末の形ですよ。
係長の見方では、ずれを防ぐ道具は立派な仕組みより「締め日の3営業日前に、未着の請求書を一覧にする」習慣のほうだと見ています。例えば、協力会社が15社ある会社なら、締め前に未着が3社あると一覧で見えるだけで、電話をかける相手が決まります。年末は郵便と配送も混むため、届く前提で待つのではなく、届いていないものを先に数える側へ回ることが、支払い遅れを防ぐ近道になる、と見ています。
「自分の場合はどうする？」と思ったら、おまかせ係長に相談するのがいちばん早いです。次にやることがはっきりします。
質問4 資金繰り表は、年末向けにどう作りますか
答え: 月単位の大きな表に加えて、年末年始の数週間だけは週単位で入金と支払いを並べます。資金繰り表の基本の形は、前月からの繰り越しに当月の収入を足し、支出を引いて翌月への繰り越しを出す形で、日本政策金融公庫の各種書式のページでは、資金繰り計画を立てるための資金繰り表と記入例、建設業向けの受注工事明細表などが案内されています。年末は、売上の入金が年明けに寄る一方で、給与と外注費と材料費の支払いは年内に集中します。表を作るときは、売上を「請求した月」ではなく「お金が入る月」に置き直し、支払いは「支払日が営業日かどうか」まで確かめて置くことが要点です。残高が一番細る週がどこかが見えれば、入金の前倒しの相談や、支払いの順番の調整を、慌てる前に始められます。
建設の仕事の相談先や進め方を広く知りたい場合は、分野の案内も判断材料になります。
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質問5 支払いが重なる週は、何から手をつけますか
答え: 支払いを「遅らせられないもの」「相手と相談できるもの」「社内で止められるもの」の3つに分け、順番を先に決めます。給与と、社会保険料のような期日の決まったものは遅らせられないものに入ります。外注費と材料費は、契約の支払い条件が土台で、一方的に後ろへずらすことは適正な取引の考え方に合いません。前出の国土交通省の通知でも、正当な理由がない長期間の支払いの保留は、下請へのしわ寄せとして問題にされています。手をつける順番は、まず入金の予定を確かめる、次に支払いの総額と日付を表でそろえる、最後に足りない週だけ、金融機関や相手への相談を早めに始める、という流れです。年末の直前ではなく、表で細る週が見えた時点が相談の始めどきです。
係長の見方では、年末の資金繰りで一番避けたいのは「払えない週があるのに、誰にも言わずに当日を迎える」形だと見ています。表の上で細る週が見えたら、それは会社の恥ではなく段取りの材料で、早めに相談した相手ほど、次の取引でも条件の話がしやすくなります。支払いの約束を守る会社という評判は、年末の1回の丁寧な連絡の積み重ねで作られる、と見ています。
係長、足りない週が見えたら、まず何をしますか？
入金の予定を確かめて、相談を早めに始めるのですなぁ。
支払いを黙って遅らせるのは、なぜだめなのですか？
相手の資金繰りまで壊すからですよ。約束が土台ですなぁ。
まとめ、年末の支払いは日付の段取りで決まる
建設会社の年末の支払いは、支払日の決め方、銀行の休業日の確認、請求と検査のずれの防止、週単位の資金繰り表、重なる週の順番決め、の5点で段取りが決まります。金額の大きさより先に、日付と流れをそろえることが、相手との約束を守り、自社の経理を年末に慌てさせない近道です。12月の第1週に、支払日の一覧と銀行の営業日と資金繰り表の3つをそろえるところから始めてください。
下請代金の支払い条件や契約の解釈、資金調達について個別の判断が必要な場合は、税理士や取引先の金融機関、専門家や所管の窓口にご確認ください。
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