電子帳簿保存の3つの区分、違いの比べ方

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依頼人さん、書類の置き場所が分かれて迷う事件が届きましたホー。まずは、どの書類がどの区分に入るのか、一緒に見分けていきますホー。

探偵の目で見ると、迷いの出どころは「同じ電子保存でも決まりが一つではない」点にありますホー。この記事では、電子帳簿保存法の三つの区分について、国税庁の一次資料で確認できた範囲で、対象、義務か任意か、主な決まりを比較表で整理します。あわせて、実務の再点検という視点から、運用の形骸化を防ぐ点検の進め方を解説します。

まず全体像、三つの区分は「何を、どう作り、どう受け取ったか」で分かれます

国税庁は、電子帳簿保存法を、税務関係の帳簿や書類のデータ保存を可能とする法律と説明しています。制度は大きく三つに分かれます。一つ目は電子帳簿等保存で、自分が最初からパソコンなどで作成した帳簿や書類を、印刷せずにデータのまま保存する仕組みです。二つ目はスキャナ保存で、紙で受け取った書類などを読み取ってデータで保存する仕組みです。三つ目は電子取引データ保存で、電子メールなどを介してやり取りした取引情報のデータを保存する仕組みです。

見分けの鍵は、書類の名前ではなく、成り立ちです。会計ソフトで作った仕訳帳や総勘定元帳は一つ目の話、取引先から紙で届いた請求書は二つ目の話、電子メールに添付されて届いた請求書のデータは三つ目の話になります。同じ請求書でも、紙で受け取ったか、データで受け取ったかで区分が変わる点が混同しやすいところです。手元の書類を「自分で作ったもの」「紙で受け取ったもの」「データでやり取りしたもの」に仕分けると、全体像がつかみやすくなります。

三つの区分の違いを比較表で整理します

三つの区分の違いを、国税庁の資料で確認できた範囲で一つの表にまとめます。まず「対象」と「義務か任意か」を見て、そのあとで「保存のときの主な決まり」に目を移すと、自社で手を付ける順番が見えてきます。細かな要件は区分ごとに資料が分かれているため、実際の適用では該当する区分の案内を個別に確認することが大切です。

比べる点	電子帳簿等保存	スキャナ保存	電子取引データ保存
対象となるもの	会計ソフトなどで自分が作成した帳簿や決算関係書類、紙で渡した書類の控えなどです	紙で受け取った請求書、領収書、契約書などや、紙で渡す書類の写しです。決算関係書類は除かれます	電子メールなどでやり取りした注文書、契約書、領収書、見積書、請求書などの取引情報のデータです
義務か任意か	任意の仕組みです。紙に印刷して保存する方法も残ります	任意の仕組みです。紙のまま保存する方法も残ります	保存義務者が電子取引を行った場合は、データを保存しなければならないとされています
根拠とされる条文	電子帳簿保存法第4条が中心です	電子帳簿保存法第4条が中心です	電子帳簿保存法第7条が中心です
保存のときの主な決まり	説明書やディスプレイなどを備え付け、求めに応じてデータを渡せるようにしておくことなどです	解像度や色の階調、入力までの期間、タイムスタンプなど、手順に細かな決まりがあります	改ざん防止の措置、ディスプレイなどの備え付け、日付・金額・取引先で検索できることの三つです
点検の焦点	紙かデータか、扱いが統一されているかです	読み取りの手順や期間が、現場の実態とずれていないかです	データのまま保存できているか、検索や改ざん防止が続いているかです

表から分かるのは、三つの区分で「大変さの種類」が違うことです。電子帳簿等保存とスキャナ保存は、使うかどうかを選べる分、始める範囲を決める判断が中心になります。一方、電子取引データ保存は避けて通れないため、対応の仕方が続いているかが問われます。再点検が話題になる背景には、「始めた後の運用が形だけになっていないか」という論点があると考えられます。

電子取引データ保存は義務、残り二つは任意という違いを押さえます

国税庁の概要では、所得税と法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、一定の要件の下で、その取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないとされています。電子取引には、電子メールやインターネット上のサイトを通じて取引情報をやり取りする取引などが含まれます。対象は請求書だけではなく、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などに広がります。

保存の原則的な決まりは三つです。一つ目は改ざん防止のための措置で、タイムスタンプが付いたデータを受け取る方法、受け取ったデータにタイムスタンプを付ける方法、訂正や削除の履歴が残る仕組みを使う方法、事務処理規程を作って運用する方法のいずれかが示されています。二つ目は、データを確認できるようディスプレイやプリンタなどを備え付けることです。三つ目は、日付、金額、取引先で検索できるようにすることです。検索は、索引簿を作る方法や、規則性のあるファイル名を付けてフォルダに集める方法でも対応できると案内されています。

なお、国税庁の案内では、基準期間の売上高が5,000万円以下の方などは、税務調査などの際にデータのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、検索の決まりを満たす必要はないとされています。猶予の仕組みもありますが、いずれも条件付きであり、自社が当てはまるかは個別の確認が必要です。

スキャナ保存と電子帳簿等保存で見落としやすい点を比べます

スキャナ保存は任意ですが、使う場合の決まりは細かく定められています。国税庁の案内では、重要書類については、解像度200dpi相当以上で読み取ること、赤色、緑色、青色の階調がそれぞれ256階調以上のカラー画像で読み取ることなどが示されています。入力までの期間にも決まりがあり、受領してから速やかに、目安としておおむね7営業日以内に入力する方式と、業務の処理の周期の期間、長くても2か月以内を経過した後、速やかに入力する方式があります。後者は、事務の処理に関する規程を定めている場合に限ります。

対象から外れる書類がある点も見落としやすいところです。国税庁の概要では、対象となる書類から、棚卸表、貸借対照表、損益計算書や、決算に関して作成されたその他の書類が除かれると説明されています。紙の書類なら何でも読み取って紙を手放せるわけではないため、対象にする書類と紙のまま残す書類を先に決めておく必要があります。

電子帳簿等保存にも条件があります。国税庁の案内では、データで保存できる帳簿は、正規の簿記の原則、一般的には複式簿記に従って作成されている帳簿に限るとされています。また、要件を満たす優良な電子帳簿として保存している場合には、過少申告加算税が5パーセント軽減される措置があり、受けるにはあらかじめ届出書の提出が必要です。

運用の形骸化を防ぐ、小さな会社の点検の進め方を整理します

再点検として話題になっているのは、決まりを作った当時と今の現場の実態がずれてきていないかという点です。次の観点で点検すると、形骸化の兆しを早めに見つけやすくなります。

• 受け取る経路ごとに紙かデータかを書き出し、入る区分が担当者でぶれていないか
• データで受け取った書類で、印刷した紙だけが残っている例がないか
• ファイル名やフォルダの分け方、索引簿の付け方が決まりどおりに続いているか
• 改ざん防止の手当てが、今の保存先や体制でも実際に機能しているか
• 読み取り保存の対象と対象外の線引きが、新しい担当者にも伝わっているか
• やり取り方法が変わり、データで受け取る書類が増えていないか

点検は、一度に全部を直そうとするより、ずれが見つかった箇所から順に、決まりと実態のどちらを合わせるのかを決めて記録に残す進め方が現実的です。インボイスを含む請求まわりの書類もあわせて棚卸しすると、当てはめ漏れに気づきやすくなります。

まとめ、区分の見分けから点検を始めるために

三つの区分は、自分の作った帳簿や書類をデータで保存する電子帳簿等保存、紙の書類を読み取って保存するスキャナ保存、データでやり取りした取引情報を保存する電子取引データ保存です。大きな違いは、電子取引データ保存が義務であるのに対し、残りの二つは任意である点にあります。比べるときは、書類の名前ではなく、作り方と受け取り方で見分けることが出発点です。そのうえで、決まりと現場の実態がずれていないかを定期的に点検することが、形骸化を防ぐ近道になります。当てはめや条件の判断に迷う場合は、早めに専門家へ相談してください。

この記事は国税庁の公表資料をもとにした一般的な解説です。区分の当てはめや要件の充足など個別の判断は、税理士や所轄の税務署など、専門家や所管の窓口にご確認ください。

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