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準備から文化祭! シフト表作りは、文化祭の担当表づくりと似ています。みんなでやろう、という気持ちで、紙とアプリの違いを比べます。
委員長の見方では、シフト表の作り方で迷う小さな会社は、道具の良し悪しより先に「変更をどう伝えるか」で困っていることが多いと見ています。この記事では、シフト表 作り方 アプリ 比較 小さな会社という探し方をした方へ、紙・表計算とシフト管理アプリを、作る手間、変更の伝え方、休み希望の集め方、記録の残し方の四つで比べます。結論を先に書くと、人数が少なく変更も少ない職場は紙や表計算で足りる場面があり、人数や変更が増えるほどアプリの良さが出やすくなります。
シフト表作りで先に確かめる決まり
道具を選ぶ前に、土台になる決まりを確かめます。厚生労働省の厚生労働省「いわゆるシフト制について」では、シフト制とは、契約の時点では働く日や時間を確定的に定めず、一定期間ごとに作る勤務シフトで初めて具体的な日や時間が決まる働き方とされています。つまりシフト表は、単なる予定表ではなく、働く日と時間を決める大切な記録です。
労働時間の基本も関わります。厚生労働省の厚生労働省「しっかり学ぼう働くときの基礎知識」では、労働時間は週四十時間以内、一日八時間以内に制限され、休日は毎週少なくとも一回、あるいは四週間を通じて四日以上与えること、働く時間が六時間を超える場合は四十五分以上、八時間を超える場合は一時間以上の休憩を与えることが示されています。シフトを組むときは、この枠をはみ出さない形にする必要があります。
変更の扱いも大切です。厚生労働省の厚生労働省「確かめよう労働条件」では、会社が同意を得ないで、事前に示したシフト表の始業・終業時刻を一方的に変更することはできないと説明されています。道具が何であれ、決めたシフトを変えるときは、理由を伝えて同意を得る進め方が土台になります。
委員長、紙で困るのは作る時間だけですか？
変更が出たときに、誰へどう伝えたかが残りにくい点も困ります。
アプリにすれば変更は勝手に変えてよいのですか？
いいえ。変更は同意を得て行うのが土台で、道具は伝える助けです。
休み希望はどう集めるとよいですか？
締め切りと出す方法を決めて、全員が同じ形で出せるようにします。
紙・表計算とアプリを四つの点で比べる
比べ方をそろえるため、同じ四つの点で見ます。作る手間は、希望を集めてから表を完成させるまでの動きです。変更の伝え方は、決まった後の直しを全員へ届ける動きです。休み希望の集め方は、締め切りまでの集まりやすさです。記録の残し方は、後から前の表を見返せるかどうかです。
見方ガイド：右へ行くほど導入が本格的になり、上へ行くほど変更への強さが高くなります。
左下は「手軽・ふつう」ゾーンで、紙のシフト表が入ります。少人数で変更が少ない店向けです。右下は「本格的・ふつう」ゾーンで、表計算が入ります。計算は助けたいけれど伝え方は今のままでよい会社向けです。左上は「手軽・高い」ゾーンで、無料枠のアプリが入ります。まず伝え方と希望集めを楽にしたい会社向けです。右上は「本格的・高い」ゾーンで、有料のアプリが入ります。人数や拠点が多く、履歴をしっかり残したい会社向けです。一番お得なゾーンは、委員長の見方では左上の「手軽・高い」です。理由は、多くの小さな会社で困りやすいのが作る作業そのものより、変更の伝達と希望の集め直しだからです。ただし人数が五人ほどで変更が月に一、二回なら、紙や表計算のゾーンでも十分な場合があります。
具体例で考えます。従業員八人の小さな店で、店長が毎月二時間かけて紙の表を作り、変更のたびに三人へ電話をしていたとします。この場合、困りごとの中心は計算ではなく連絡です。一方、従業員四人の事務所で変更がほとんど無ければ、表計算で月ごとに保存する形でも手間は小さく収まります。道具の新しさではなく、困りごとの場所で選ぶことが大切です。
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休み希望と年次有給休暇の扱い
シフト作りでは、休み希望の集め方と年次有給休暇の扱いが重なります。前の節で触れた厚生労働省の資料では、六か月続けて勤務し、所定労働日の八割以上出勤した方には最低十日の年次有給休暇を付与し、十日以上付与される方には一年以内に五日を取得させる扱いが示されています。希望を集める表の中に、年次有給休暇の希望も同じ欄で出せる形にしておくと、後からの調整がしやすくなります。
委員長の見方では、希望の締め切りを決めていない職場ほど、直前の変更が増えると見ています。例えば締め切りを前月の十五日、表の確定を二十日、変更の申し出は理由とあわせて早めに、という順番を紙でもアプリでも同じに決めておくと、道具を変えても混乱が減ります。アプリを使う場合も、入力できる期間と確定後に変える手順を先に全員へ伝えることが欠かせません。
委員長、希望が重なったときはどうしますか？
先着だけで決めず、理由と代替日を聞いて調整します。
年次有給休暇の希望も同じ表でよいですか？
同じ欄で集めると見落としが減ります。記録も一緒に残せます。
アプリの通知だけで伝えたことにできますか？
見たかどうかの確認まで決めておくと安心です。
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小さな会社での選び方と進め方
選び方は三つの問いから始めます。一つ目は、毎月の変更が何回くらいあるかです。二つ目は、希望を出す人が何人いて、出す方法がばらばらになっていないかです。三つ目は、前の表を後から見返す場面がどれくらいあるかです。変更が少なく、人数も少なく、見返す場面も少ないなら紙や表計算が合います。変更や人数が増えているなら、アプリを試す理由が大きくなります。
進めるときは、いきなり全員分を移さず、一つの月で試す形が進めやすいです。試す月では、希望の締め切り、確定日、変更の伝え方を今までと同じにそろえ、道具だけを変えます。そうすると、良くなった点が道具のおかげかどうかが見分けやすくなります。委員長の見方では、試す期間に「変更を何回伝え直したか」を数えておくと、次の判断がぶれにくくなると見ています。例えば変更の伝え直しが月九回から三回に減れば効果が見えますし、変わらなければ紙や表計算に戻す判断もできます。
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記録の残し方で後から困らないために
シフト表は、作って終わりではありません。働いた実績との違い、変更の経緯、休みの取得状況を後から確かめる材料になります。紙の場合は、確定した表と直した表を分けて月ごとに保管する形が要ります。表計算の場合は、ファイル名に年月を入れ、確定版と変更版を上書きで消さない形が大切です。アプリの場合は、履歴が残る範囲と、書き出しができるかどうかを先に確かめます。
労働時間の記録については、厚生労働省の資料で、始業・終業時刻を確認し記録すること、客観的な記録を基礎とする方法などが示されています。シフト表は予定の記録であり、実際の始業・終業の記録とは役割が違います。両方をそろえておくことで、予定と実績の違いも確かめやすくなります。この点は道具の種類を問わず共通です。
まとめ：困りごとの場所で道具を選ぶ
まとめます。シフト表作りは、紙・表計算にも良さがあり、アプリにも良さがあります。比べる軸は、作る手間、変更の伝え方、休み希望の集め方、記録の残し方の四つです。変更と希望集めで困っている小さな会社ほど、アプリの良さが出やすくなります。一方で、決めたシフトの変更は同意を得て行うこと、労働時間や休日の決まりを守ることは、どの道具でも変わりません。委員長の見方では、まず今の困りごとを一つに絞り、その困りごとが減るかどうかで試すのが、文化祭の準備と同じで一番ぶれない進め方だと見ています。みんなで使う表だからこそ、全員が同じ形で希望を出し、変更に気づける形を選んでください。
シフトの組み方や労働時間の扱いで判断に迷う場合は、社会保険労務士や労働基準監督署など、専門家や所管の窓口にご確認ください。最終的な判断は専門家や所管の窓口にご確認ください。
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「うちの会社の場合はどうする？」は、委員長に聞くのがいちばん早い
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