小さな店の年末棚卸し、手順と数え方

当サイトは広告を含みます。

へいらっしゃい! 年末の棚卸しは、店の一年を締める大事な仕事だよ。焦らず順番に進めれば大丈夫だよ。

へいらっしゃい! この記事では、小さな店の年末棚卸しについて、数える前の段取り、営業時間外の進め方、2人一組の数え方、棚卸表の作り方、売価と原価の記録の残し方を整理します。あわせて、期末の在庫と売上原価の関係など税務上の基本と、数えた結果を翌年の発注に生かす考え方も紹介します。

棚卸しが要る理由と、数える時期の考え方

棚卸しは、店に残っている商品や材料を実際に数え、数量と金額を記録する作業です。帳簿の数字だけでは、売れたはずの商品が残っていたり、傷んで売れなくなっていたりする実態は分かりません。実物を数えることで、帳簿と現物のずれを見つけられます。

税務の面でも棚卸しは欠かせません。個人の事業では、1月1日から12月31日までの1年間で所得を計算します。売上原価は、年のはじめの棚卸高に年間の仕入高を加え、年末の棚卸高を差し引いて求めます。年末の在庫を数えなければ、まだ売れていない商品の仕入れ分まで経費に入ってしまい、売上原価が正しく出ません。

数える時点は、年末の営業を終えたあとが基本です。閉店後や休業日に行えば、お客さまの出入りで商品が動かず、落ち着いて数えられます。どうしても年末当日にできない場合は、前後の日に数え、そのあとの入荷と販売を記録して、年末時点の数量に引き直す方法もあります。その際は、引き直しの計算メモを棚卸表と一緒に残しておくと、あとから確認しやすくなります。

小さな店の年末棚卸し、手順の流れ

当日の作業は、次の順番で進めると漏れが減ります。人数が少ない店ほど、順番を先に決めて紙に書き出し、終わった場所から印を付けていく進め方が向いています。

1. 営業を終え、レジを締めてから始めます。作業中に入荷や販売があった場合は、その都度メモを残します。
2. 店内を棚や場所ごとに区切り、数える順番を決めます。入口側から奥へ、といった一方向の流れにすると数え忘れを防げます。
3. 数える前に、商品を種類ごとにそろえ、破損や期限切れなど状態の悪いものは分けて置きます。
4. 2人一組になり、1人が実物を数えて読み上げ、もう1人が棚卸表に記録します。役割を途中で入れ替えない方が、記録のぶれが減ります。
5. 数え終わった場所には付せんなどの印を付け、二重に数えたり数え漏れたりしないようにします。
6. バックヤードや倉庫、冷蔵庫の中など、売り場以外の場所も忘れずに数えます。
7. すべて数え終わったら、記録した人が読み返し、空欄や読みにくい数字がないか確かめます。
8. 最後に、帳簿の在庫と比べ、差が大きい品目だけもう一度数え直します。

1人で数える場合は、数える人と記録する人を兼ねるため、間違いに気づきにくくなります。区切りごとに小休止を取り、数えた場所の写真を残すなど、あとから確かめられる形にしておくと安心です。

棚卸表の作り方と、売価と原価の記録

棚卸表は、品目ごとに、名称、数量、単位、原価、金額を書ける形にします。手書きでも表計算のファイルでも構いませんが、項目は毎年そろえておくと、前年との比べ方が簡単になります。書き方のポイントは、数えたその場で数量を書き、金額の計算はあとでまとめて行うことです。計算しながら数えると、手が止まって数え間違いのもとになります。

記録で迷いやすいのが、売価と原価の扱いです。棚卸表には、まず数量と仕入れ時の原価を記録し、原価に数量を掛けた金額を出します。売価は、店頭の表示や値札の付け替えの確認に使う欄として分けて書いておくと、値引きや価格の見直しを考えるときに役立ちます。税務の計算で使う在庫の金額は原価を基にした評価が基本とされていますので、売価と原価を同じ欄に混ぜないことが大切です。

評価の方法には複数の決まりがあり、届出をしていない場合は最終の仕入れ時の原価を基にする方法が適用される扱いとされています。自分の店がどの方法で評価しているか分からない場合は、棚卸表に仕入れ日と仕入れ単価が分かる記録を添えておくと、申告の準備が進めやすくなります。破損などで通常の価格では売れない商品は、分けて数え、状態を備考に書いておきます。扱いは一律ではないため、金額の置き方は専門家に確認する前提で、まずは事実を記録に残すことを優先します。

税務上の扱いと、記録の保存

期末の棚卸高は、売上原価の計算を通して、その年の所得に関わります。在庫を多く数えれば売上原価は小さくなり、少なく数えれば売上原価は大きくなります。だからこそ、数え方と評価の方法を毎年同じにし、途中で変えないことが大切です。評価の方法を変える場合には手続きが要る場合がありますので、思いつきで変えず、事前に確認してください。

棚卸表は、決算に関して作る書類として保存が求められます。保存の期間は申告の形で異なり、青色申告では決算関係の書類として7年間、白色申告では決算に関して作成した棚卸表その他の書類として5年間が目安と国税庁の案内に示されています。帳簿そのものは、より長い期間の保存が求められるものもあります。紙で残す場合もデータで残す場合も、年ごとに分けて、申告書の控えと一緒に保管しておくと探しやすくなります。

なお、ここで述べたのは一般的な仕組みの整理です。在庫の評価や個別の事情による扱いは店ごとに異なりますので、申告の際は次の注意書きのとおり確認をお願いします。

数えた結果を、翌年の発注に生かす

棚卸しは、申告のためだけの作業ではありません。数えた結果は、翌年の発注を考える材料になります。よく動く品目と長く残った品目を棚卸表で比べると、仕入れすぎた品目や、欠品しやすかった品目が見えてきます。

生かし方の例として、残り続けた品目は次の発注量を絞る、季節の終わりに残った品目は来年の仕入れ時期を遅らせる、といった具合に、品目ごとに一言メモを棚卸表の備考へ残す方法があります。感覚だけに頼らず、今年の数字を見ながら決めることで、資金が在庫に偏る事態を避けやすくなります。また、破損や期限切れで処分の対象になった品目と理由を残しておけば、保管場所や並べ方の見直しにもつながります。

まとめ

小さな店の年末棚卸しは、営業時間外に、場所を区切って、2人一組で数える段取りが基本です。棚卸表には数量と原価を記録し、売価は別の欄で管理すると、申告の準備と日ごろの価格の見直しを両立できます。期末の在庫は売上原価と所得に関わるため、数え方と評価の方法は毎年そろえ、棚卸表は決められた期間保存します。そして、数えた結果に一言メモを添えておくことで、翌年の発注の絞り込みにそのまま使えます。今年の締めの作業を、来年の商いの準備にもつなげていきましょう。

在庫の評価方法や申告上の個別の扱いについては、最終的な判断は税理士や所管の税務署の窓口にご確認ください。

esk.com%2Fshotengai%2Fsmall-shop-yearend-stocktake-steps%2F” target=”_blank” rel=”noopener nofollow” style=”display:inline-block;margin:.3em;padding:.6em 1.3em;border-radius:999px;background:#06a94d;color:#fff;font-weight:bold;text-decoration:none”>LINEでシェア