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準備から文化祭! 面接の質問は、当日に思いつきで聞くものではなく、みんなで準備するものです。今日は中途採用の面接の質問の作り方を、五つの質問で整理します。
みんなでやろう、という気持ちで進めたいのが、中途採用の面接の質問の作り方です。結論を先に言うと、質問は仕事に必要な適性と能力を見るために作り、本籍や家族のことなど仕事と関係のない事項は聞かない形にします。この記事では、最初に決めること、聞いてよい質問の作り方、聞かない方がよい質問、記録の残し方、複数人で見る工夫を、五つの質問と答えで整理します。
質問1 中途採用の面接で、最初に決めることは何ですか
答え: 最初に決めるのは、その仕事に必要な適性と能力の基準です。厚生労働省の厚生労働省「公正な採用選考の基本」では、採用選考は応募者の基本的人権を尊重することと、応募者の適性と能力に基づいた基準により行うことの二点を基本とし、求人条件に合う全ての人が応募できるよう、応募者に広く門戸を開くことが大切だとされています。つまり、面接の質問を作る前に、募集する仕事で日々行う作業と、そこで必要になる知識や段取りを書き出すことが出発点になります。
例えば、従業員が十人ほどの会社で、受注と請求を担う事務の担当者を一人迎える場面を考えます。仕事の中身は、注文の入力、納期の確認、請求書の作成、電話での問い合わせ対応です。この場合に見るべきものは、入力の正確さ、締め切りを守る段取り、相手に分かりやすく伝える力です。質問もこの三つに沿って作ります。逆に、仕事と結びつかない話題から質問を広げると、見るべき点がぼやけます。委員長の見方では、面接の出来は当日の話し方よりも、事前に仕事を言葉にできたかどうかで決まると見ています。仕事内容の書き出しは地味な作業ですが、ここを飛ばすと、面接後に「なんとなく良さそう」という感想だけが残り、比べる材料がなくなります。
委員長、質問は面接の前に全部決めておくのですか？
中心になる質問は前に決めておくのが文化祭の準備と同じです。
答え方によって、深く聞くことはありますか？
あります。ただし深く聞く先も、仕事との関わりに戻します。
応募者ごとに質問が違ってもよいのですか？
土台の質問はそろえ、比べられる形にするのが大切です。
質問2 聞いてよい質問は、どうやって作りますか
答え: 聞いてよい質問は、仕事の場面に置き換えて作ります。厚生労働省は、面接を行う場合についても、職務遂行のために必要となる適性と能力を評価する観点から、あらかじめ質問項目と評価の基準を決めておき、適性と能力に関係のない事項を尋ねないよう留意するよう示しています。この考え方は厚生労働省「公正な採用選考の基本」に書かれています。作り方の手順は、仕事の作業を一つ選ぶ、その作業で困りやすい場面を思い浮かべる、その場面でどう動くかを聞く、の順です。
先ほどの事務の例なら、「納期が重なった日に、急ぎの請求も頼まれたら、どの順で進めますか」という聞き方ができます。前の仕事の経験を聞く場合も、「前の職場ではどんな仕事をしていましたか」で終わらせず、募集する仕事と同じ場面で、どのような工夫をしてきたかを聞くと、適性と能力が見えやすくなります。子どもの送り迎えのような家庭の事情は、勤務の条件を確認する必要がある場合でも、家庭の中身ではなく、働く時間や曜日の条件として、応募者全員に同じ形で確認します。委員長の見方では、良い質問は答えの上手さではなく、仕事ぶりの具体例を引き出す質問だと見ています。抽象的な自己紹介の上手さだけで比べると、実際の仕事との結びつきが弱くなります。
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質問3 聞かない方がよい質問には、どんなものがありますか
答え: 本籍や出生地、家族のこと、宗教や支持政党など、本人の適性と能力に関係のない事項は聞かない方がよい質問です。厚生労働省の厚生労働省「求職者の皆様へ」では、就職差別につながるおそれがある事項として、本籍・出生地に関すること、家族に関すること、住宅の状況、生活環境や家庭環境、宗教、支持政党、人生観や生活信条、尊敬する人物、購読新聞や愛読書などを挙げ、全部で十四の事項を示しています。また、身元調査を行うことや、必要性が認められない健康診断を採用選考時に行うことも、配慮すべき方法として挙げられています。
注意したいのは、雑談のつもりで聞いたことも、応募者には選考に関わる質問に聞こえる点です。同省の同じ資料では、令和六年度にハローワークで把握した八百五十四件のうち、家族に関することの質問が多くを占めたとされています。家族の職業を聞く、家が大きいことを話題にする、選挙に行ったかを聞く、愛読書を聞く、といった例も、不適切な質問や指示の例として示されています。また、個人情報の扱いの面でも、職業安定法第五条の五と関係する告示により、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報などの収集は原則として認められないと、厚生労働省は説明しています。聞かないと決めた事項は、質問の一覧から外すだけでなく、面接をする人全員で共有しておきます。
委員長、場を和ませる雑談なら大丈夫ですか？
天気や来るまでの道のりの話にとどめるのが無難です。
家族の話が自然に出てきたらどうしますか？
自分から深く聞かず、仕事の話に戻します。
愛読書も聞いてはいけないのですか？
思想や信条に関わる事項として、聞かない形にします。
「自分の場合はどうする？」と思ったら、仲間づくり部に相談するのがいちばん早いです。次にやることがはっきりします。
質問4 面接の記録は、どう残せばよいですか
答え: 記録は、質問ごとに、応募者の答えの要点と、仕事との関わりで感じた評価を分けて残します。東京都の東京都「公正な採用選考に向けて」でも、面接では質問事項をあらかじめ決めておき、職務遂行のために必要な適性と能力を評価するために必要な事項とすること、採否はあらかじめ定められた基準に従って総合的に評価することが示されています。記録の形がそろっていれば、この総合的な評価を後から確かめ直すことができます。
残し方のコツは三つです。一つ目は、印象だけを書かず、答えの中の具体的な行動や数字を短く写すことです。二つ目は、評価の理由を仕事の基準に結びつけて書くことです。三つ目は、聞かなかった事項や、仕事と関係のない受け止めは記録に混ぜないことです。例えば、事務の面接で三十分話した記録なら、入力の正確さ、段取り、伝え方の三つの欄に分け、各欄に答えの要点を二行ほど残す形が考えられます。委員長の見方では、記録は応募者を比べるためだけのものではなく、次の募集で質問を直すための材料でもあると見ています。どの質問で仕事ぶりが見えたか、どの質問が曖昧だったかが残ると、次回の準備が速くなります。
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質問5 複数人で見る工夫は、どう作りますか
答え: 複数人で見る工夫は、役割と基準を分けることから作ります。一人が段取りの質問を担い、もう一人が伝え方の質問を担うように分け、最後に同じ記録の形で評価を持ち寄ります。厚生労働省も、面接ではできるだけ客観的で公平な評価を行うよう示しています。人数が増えても、聞く事項の範囲は広げません。全員が公正な採用選考の考え方を共有し、聞かない事項を確かめてから面接に臨みます。
小さな会社では、社長と現場の担当者の二人で見る形が多くなります。この場合、先に話した人の感想に引っ張られないよう、評価は先に各自が記録へ書き、その後に読み合わせる順番が向いています。意見が割れたときは、印象の強さではなく、記録に残った答えの具体例に戻って確かめます。採用の条件や働き方の希望は、応募者全員に同じ項目で確認し、記録にも同じ欄で残します。委員長の見方では、二人で見る良さは、違う角度から仕事ぶりが見えることにあると見ています。一人では見落とす段取りの細かさや、伝え方の丁寧さに気づける場面が増えます。ただし、人数が増えた分だけ質問が増えて長引く形にはせず、時間と質問の中心はそろえておくことが大切です。
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まとめ 中途採用の面接の質問は、仕事から作ります
中途採用の面接の質問の作り方は、仕事に必要な適性と能力を先に言葉にし、その基準に沿って質問と評価をそろえることが中心です。本籍や家族、宗教や支持政党など、適性と能力に関係のない事項は聞かず、記録は答えの具体例と評価の理由を分けて残します。複数人で見る場合も、役割と基準を分け、記録を持ち寄って確かめる形にします。面接は応募者と会社が互いの条件を確かめる情報交換の場でもあります。準備の型を一つ作っておくと、応募者ごとにぶれず、小さな会社でも続けやすい採用になります。
採用選考の進め方で迷う場合は、ハローワークや社会保険労務士などの専門家や所管の窓口にご確認ください。
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