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準備から文化祭! 年末面談は、1年を振り返って、来年の準備をみんなで始める時間です。今年は顔を合わせて話すか、画面越しに話すか、形から一緒に決めていきましょう。みんなでやろう!
委員長です。年末が近づくと、小さな会社でも一人ひとりと話す「年末面談」の季節になります。1年の頑張りを振り返り、来年の目標や困りごとを聞く大切な場ですが、「全員と対面で会う時間が取れない」「現場に出ている人と予定が合わない」という声も聞きます。そこで今回は、年末面談の形を「対面」「オンライン」「対面とオンラインの併用」の3つに分けて、話しやすさ、記録の残し方、日程調整のしやすさの観点で比べます。自社に合う形を選ぶ材料にしてください。
年末面談の3つの形と、比べるときの観点
対面は、会社の会議室や応接スペースで、顔を合わせて話す形です。オンラインは、ビデオ通話の仕組みを使って、離れた場所から画面越しに話す形です。併用は、普段はオンラインで短く話し、節目の面談だけ対面にするなど、相手や内容によって使い分ける形です。
オンラインの面談は、離れた場所で働く仕組みであるテレワークの考え方と地続きです。厚生労働省のテレワーク総合ポータルでは、テレワークは情報通信技術を活用した、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方とされ、通勤時間の短縮や心身の負担の軽減、業務効率化などの良さが挙げられています。同ポータルでは、導入と実施の留意点をまとめたガイドライン（令和8年9月30日改訂のパンフレット）も案内されています。面談をオンラインにする場合も、やり方を先に決めて皆に伝えておくことが、安心して話せる土台になります。
委員長、そもそも年末面談って、何のためにやるんですか？
1年の仕事を一緒に振り返って、来年の目標と困りごとを確認するためだよ。
評価を伝えるだけの場ではないんですね。
そう。相手の話を聞く場でもあるから、形よりも「話しやすさ」を大事にしたいね。
対面・オンライン・併用を比べる
3つの形を、観点ごとに比べると次のようになります。どの形にも良い点と弱い点があり、会社の人数や働く場所の広がり方で、合う形は変わります。
| 観点 | 対面 | オンライン | 併用 |
|---|---|---|---|
| 話しやすさ | 表情や間が伝わりやすく、雑談から本題に入りやすい | 画面越しで表情が見えにくい分、話す順番を決めておくと進めやすい | 普段は短くオンライン、深く聞きたいときは対面に切り替えられる |
| 記録の残し方 | その場でメモを取る形が中心になる | 共有の文書にそのまま書き残しやすい | 形ごとに置き場所が分かれやすいので、置き場所を1つに決める工夫が要る |
| 日程調整 | 全員が会社に集まる日を作る必要がある | 移動がない分、短い時間でも組みやすい | 相手の勤務場所に合わせて組める |
| 場所の確保 | 静かに話せる部屋の確保が要る | 周りに聞かれない場所を、お互いに用意する必要がある | 対面の日だけ部屋を押さえればよい |
| 向く場面 | 節目の面談、込み入った相談 | 拠点が離れている、短時間で済む確認 | 人数が増えてきた会社、現場と事務所が分かれる会社 |
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委員長、表を見ると併用が一番良さそうに見えます。
観点ごとに良い点が違うから、自社で何を優先するかで決めるのが大事だよ。
人数が少ない会社なら、全部対面でも回りますか？
回る会社も多いよ。無理にオンラインを混ぜる必要はないんだ。
話しやすさで見ると、どう違うか
対面の良さは、相手の表情や声の調子、沈黙の長さまで感じ取れることです。言いにくい話ほど、同じ部屋にいる安心感が助けになります。一方で、オンラインは画面に顔が映る範囲だけが頼りになるため、相づちやうなずきを少し大げさにする、話す順番を最初に決める、といった小さな工夫が効いてきます。
面談では、仕事の話だけでなく、体調や家庭の事情に触れることもあります。こうした内容の扱いには、公的な制度でも配慮が求められています。たとえば厚生労働省の事業者向け案内では、ストレスチェックの結果は本人のみに知らせるよう、プライバシーの保護が必要とされています。年末面談は別の仕組みですが、聞いた話を誰が見るのか、どこに書き残すのかを先に決めておく姿勢は、同じように大切です。オンラインの場合は、周りに他の人の声が聞こえない場所から参加してもらう約束も、最初に伝えておきます。
この記事のテーマについて、自分の場合はどう進めるか迷ったら、仲間づくり部のお問い合わせページから相談できます。
委員長の見方では、面談の形そのものより、「何を聞くか」を先に相手へ伝えておくかどうかで、話しやすさは大きく変わると考えます。聞く項目を事前に渡しておけば、対面でもオンラインでも、相手は考えをまとめて当日を迎えられます。
記録の残し方と日程調整のしやすさ
記録は、来年の面談で「去年は何を話したか」を確かめる材料です。対面では紙のメモ、オンラインでは共有の文書と、残し方は形によって変わりますが、置き場所と書く項目はそろえておきます。日付、話した内容、来年の目標、会社側で引き受ける宿題の4点をそろえると、形が違っても読み返しやすくなります。
記録を残す期間の目安として、労働時間の記録の扱いが参考になります。厚生労働省の基準の案内では、労働時間の記録は労働基準法第109条の「その他労働関係に関する重要な記録」にあたり、保存期間は3年間とされています。面談メモは同じ種類の書類ではありませんが、数年分を並べて変化を見られるよう、同じくらいの期間は残しておくと振り返りに役立ちます。
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日程調整では、オンラインの組みやすさが光ります。移動時間が要らないため、30分だけの面談も組みやすく、拠点が離れた相手とも予定を合わせやすくなります。対面だけで行う場合は、皆が会社に来る曜日を先に押さえ、面談の週としてまとめて組むと、調整の手間が減ります。
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現場職との面談と、形の選び方
建設会社のように、現場に出る人が多い会社では、面談の形がそのまま「会えるかどうか」を左右します。現場職の人は日中は現場におり、事務所に戻る日が限られるため、全員対面にこだわると、面談そのものが年を越してしまうことがあります。現場の昼休みに合わせて短いオンライン面談を入れ、節目の面談は事務所で対面にする併用は、こうした会社に向く形です。現場の予定は天候や工程で動きやすいため、予備日を1日決めておくと組み直しが楽になります。
選び方の手順は単純です。まず、全員と話すために必要な時間と、確保できる部屋や日時を書き出します。次に、拠点や勤務場所が離れている人がいるかを確認します。離れている人がいればオンラインか併用、皆が同じ場所で働くなら対面を軸に考えます。最後に、今年の形を来年も続けるかを、面談の最後に相手へ一言聞いておくと、来年の準備が楽になります。
委員長の見方では、小さな会社ほど「全員同じ形」にこだわらなくてよいと考えます。相手の働く場所や、その年に話したい内容の深さに合わせて形を変える方が、一人ひとりに向き合う姿勢が伝わります。形を分けた理由を皆に説明しておけば、不公平感も生まれにくくなります。
委員長、現場の人だけオンラインだと、冷たく感じられませんか？
理由を伝えて、節目は対面にする約束をすれば、伝わり方は変わるよ。
形を決めたら、来年も同じでいいんですか？
人数も働き方も変わるから、面談の終わりに感想を聞いて、毎年見直そう。
まとめ
年末面談の形は、対面は表情が伝わりやすく込み入った話に向き、オンラインは日程を組みやすく拠点が離れていても行え、併用は相手に合わせて使い分けられます。記録は、形が違っても項目と置き場所をそろえ、数年分を残しておくと振り返りに役立ちます。体調など触れにくい話の扱いは先に決め、聞く項目は事前に相手へ渡しておくことが、どの形でも共通する備えです。自社の人数と働く場所の広がり方から、無理なく全員と話せる形を選んでみてください。
面談の進め方や記録の扱いには、会社の状況によって判断が分かれる点があります。労働時間の記録や健康に関する情報の扱いなど法令に関わる部分は、社会保険労務士や労働基準監督署など、専門家や所管の窓口にご確認ください。
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「うちの会社の場合はどうする？」は、委員長に聞くのがいちばん早い
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