人を迎えるときの手続きの手順

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準備から文化祭！新しい仲間を迎えるのも、当日までの準備がすべてだよ。みんなでやろう、期限と順番を一緒に整理していこう！

新しい仲間が来る日までに、会社がやるべき手続きは意外と多くあります。この記事では、従業員を雇い入れるときに事業主が進める主な手続きを、順番に整理します。会社の状況によって必要な手続きは変わるため、全体像をつかむ記事として読んでください。内容は2026年10月20日時点で確認できた公的資料にもとづきます。

手続きの全体像と期限のめやす

主な流れは次の6つです。

1. 労働契約を結ぶときに、労働条件を書面などで明示する
2. 初めて人を雇う場合は、労働保険（労災保険・雇用保険）の成立手続きをする
3. 本人から、基礎年金番号またはマイナンバーなどを確認する
4. 雇用保険の資格取得届をハローワークに出す
5. 健康保険・厚生年金保険の資格取得届を年金事務所などに出す
6. 労働者名簿や賃金台帳を整え、本人に渡す書類を渡す

主な手続きの提出先と期限は、次の表のとおりです。

手続き	提出先	期限
労働条件の明示	本人へ（書面など）	労働契約の締結に際して
保険関係成立届（初めて労働者を雇うとき）	労働基準監督署	保険関係が成立した日から10日以内
概算保険料申告書（同上）	労働基準監督署など	保険関係が成立した日から50日以内
雇用保険適用事業所設置届（同上）	ハローワーク	設置の翌日から10日以内
雇用保険被保険者資格取得届	ハローワーク	被保険者となった日の属する月の翌月10日まで
健康保険・厚生年金保険の被保険者資格取得届	事務センターまたは管轄の年金事務所	事実発生から5日以内

手順1：労働条件を書面などで明示する

労働基準法第15条は、労働契約を結ぶ際に、賃金、労働時間などの労働条件を明示することを使用者に求めています。契約期間、更新の基準、就業場所と業務、始業・終業の時刻や休日、賃金の決め方や支払の方法、退職に関する事項（解雇の事由を含む）などは、書面の交付による明示が必要です。労働者が希望すれば、電子メールなどでも明示できますが、労働者が記録を出力して書面にできるものに限られます。ひな形（モデル労働条件通知書）は厚生労働省のサイトにあります。明示された条件が事実と違う場合、労働者は即時に労働契約を解除できます。

2024年4月から、明示事項が追加されています。すべての労働契約の締結時と有期労働契約の更新時には「就業場所・業務の変更の範囲」を、有期労働契約の締結時と更新時には「更新上限（通算契約期間または更新回数の上限）の有無と内容」を示します。無期転換申込権が生じる更新時には、「無期転換申込機会」と「無期転換後の労働条件」も明示します。

2026年10月1日からは、パートタイム・有期雇用労働者を雇い入れるときの明示事項にも追加があります。現行の「昇給の有無」「退職手当の有無」「賞与の有無」「相談窓口」に加えて、「待遇の相違の内容・理由等に関する説明を求めることができる」旨を示します。改正後のモデル労働条件通知書も公開されており、違反した場合は10万円以下の過料に処されると案内されています。

手順2・3：労働保険と雇用保険の手続き

労働者を1人でも雇う事業主は、労働保険（労災保険と雇用保険）への加入が義務です。初めて労働者を雇う場合は、労働基準監督署に保険関係成立届を出し（成立の日から10日以内）、概算保険料申告書を出して保険料を納めます（50日以内）。雇用保険の適用事業所設置届は、ハローワークに出します。

そのうえで、雇い入れた人が雇用保険の被保険者になるかを確認します。要件は、1週間の所定労働時間が20時間以上であることと、31日以上の雇用の見込みがあることの2つです。パートやアルバイトでも、事業主や本人の希望に関係なく、要件を満たせば加入が必要です（季節的な雇用など一部に例外があります）。2028年10月1日からは、週の所定労働時間の要件が20時間以上から10時間以上に引き下げられます。31日以上の雇用見込みの要件は変わりません。

被保険者になる人については、被保険者になった日の属する月の翌月10日までに、「雇用保険被保険者資格取得届」をハローワークに出します。以前に雇用保険に加入していた人は被保険者番号があるため、本人に確認します。労働者名簿、出勤簿、賃金台帳、雇用契約書などの確認資料を求められる場合があるため、必要書類は管轄のハローワークで確認してください。

手順4：健康保険・厚生年金保険の手続き

まず、会社が適用事業所になっているかを確認します。法人の事業所は、常時従業員（事業主のみの場合を含む）を使うなら加入が義務で、個人事業所は常時5人以上の従業員がいる場合に義務です（一部の業種を除く）。常時使用される人は、国籍、性別、賃金の額に関係なく被保険者になります。

採用したときは、事業主が「被保険者資格取得届」を日本年金機構に出します。期限は事実の発生から5日以内、提出先は事務センターまたは管轄の年金事務所です。健康保険を全国健康保険協会（協会けんぽ）で運営している会社でも、この届出の提出先は日本年金機構です。届出には、本人の氏名、生年月日、性別、住所、マイナンバーまたは基礎年金番号を確認して記入し、どちらも未記入の場合は返戻されます。

この点は、姉妹サイトの「個人で商いを始める手順は？開業届から最初の売上まで」でも、次のように説明しています。

従業員を雇う場合は、提出期限が短い手続もあるため、雇う前に各窓口で確認しましょう。

出典：はじめて商店街「個人で商いを始める手順は？開業届から最初の売上まで」

この記事でも、社会保険の資格取得届は事実の発生から5日以内といちばん短いため、入社日から逆算して、雇う前に提出先を確認しておきましょう。

従業員に扶養する家族がいる場合は、従業員が「健康保険被扶養者（異動）届」を事業主に出します。配偶者が20歳以上60歳未満で国民年金の第3号被保険者になる場合は、国民年金第3号被保険者該当届も必要です。加入後は、協会けんぽから「資格情報のお知らせ」と、必要な場合のみ「資格確認書」が交付されます。届出の漏れが後で分かると、さかのぼって届出と保険料の支払いが必要です。

パートやアルバイトは、通常の労働者の所定労働時間・所定労働日数の4分の3以上であれば被保険者になります。短時間労働者は、週の所定労働時間が20時間以上で学生でないこと、従業員数51人以上の企業に勤めること（2027年10月以降、段階的に拡大）などの要件を満たすと対象です。2026年10月1日に、「所定内賃金が月額8.8万円以上」という賃金要件が撤廃されました。従業員数50人以下の事業所でも、労使合意にもとづく申出により加入できます。

手順5・6：名簿・台帳と本人に渡す書類

労働者名簿は、事業場ごとに各労働者について作り、氏名、生年月日、履歴などを記入します（労働基準法第107条）。賃金台帳は、賃金計算の基礎となる事項や賃金の額を、賃金を支払うたびに遅れずに記入します（第108条）。これらの書類は、雇入れや賃金などの重要な書類とともに保存します。保存期間は法律上5年ですが、附則により当分の間は3年とされています（第109条、附則第143条）。

外国籍の人を雇う場合は、在留資格などの届出も必要です。雇用保険の被保険者になる人は、資格取得届の提出が届出を兼ねます。被保険者でない人は、外国人雇用状況届出書を雇い入れの翌月末日までにハローワークに出します。怠ると30万円以下の罰金の対象になります（特別永住者などは対象外です）。

本人に渡す書類は、労働条件通知書や、ハローワークから交付される雇用保険の書類のうち被保険者に渡すものなどです。

まとめ

人を迎える手続きは、労働条件の明示、労働保険、雇用保険の資格取得届、健康保険・厚生年金保険の資格取得届、名簿・台帳の整備の順に整理できます。届出の期限は、社会保険が事実の発生から5日以内でいちばん短く、雇用保険は翌月10日まで、初めて人を雇うときは労働保険の成立手続きも加わります。

2026年10月1日には、パートタイム・有期雇用労働者の明示事項の追加と、社会保険の賃金要件の撤廃がありました。古いひな形のままになっていないか、確認しておきましょう。

この記事は、2026年10月20日時点の公的資料にもとづく一般的な情報です。加入の要否や届出の期限、必要書類は、会社の規模、雇用形態、加入している健康保険の種類などによって変わります。社会保険労務士、管轄のハローワーク、労働基準監督署、年金事務所、協会けんぽの都道府県支部などの窓口で確認してください。税金の手続きや給与計算は別に必要になるため、税務署や税理士にも確認してください。最終的な判断は専門家や所管の窓口にご確認ください。

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